ตู้สำหรับเก็บเอกสารเหล็ก สำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม - เอกสารพอเพียงกล่าวถึง ก็คือ กระดาษที่มีประโยชน์สำคัญอยู่ในนั้น ไม่ว่าจะเป็นเอกสารของหน่วยงานต่างๆบริษัทร้านค้า หรือแม้แต่บ้านของเราเอง การจัดเอกสารเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องทำให้เป็นระบบกฎระเบียบ เพราะอาจจะมีการเกิดปัญหาที่จำต้องใช้เอกสารนั้น แต่หาไม่พบ ก็ต้องเสียเวล่ำเวลาในการหาเอกสารอีก บางคราวกระทั่งจะต้องไปแจ้งหาย เพราะลืมไม่รู้ว่าเก็บไว้ที่แหน่งใด พอใช้เอกสารมาใหม่แล้วกลับหาพบ หัวข้อนี้จะไม่เป็นปัญหาอีกต่อไปเมื่อเอาวิธีที่เราเอามาฝากไปใช้ในการจัดเอกสารกันจ้ะ
1. จัดแจงเครื่องมือ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม เครื่องไม้เครื่องมือที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงาน ได้แก่ กล่องกระดาษ แฟ้ม ปากกา กระดาษสี ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องสำหรับเก็บเอกสารซึ่งจำเป็นต้องทำให้มันโล่งเพื่อให้จัดเก็บเอกสารได้ในทันที เมื่อกรรมวิธีทั้งหมด เสร็จสมบูรณ์ ทั้งนี้สิ่งที่สำคัญที่สุดหมายถึงจำเป็นต้องรวบรวมเอกสารทั้งผองมาไว้ที่เดียวกัน มิฉะนั้นบางทีอาจต้องเสียเวลามาจัดแจง ใหม่อีกหลายรอบเมื่อพบว่ามีเอกสารคงเหลืออยู่ตามที่ต่างๆ
ตู้เอกสารไม้
2. จัดการกับเอกสารในทันทีที่ได้รับ อันที่จริงแล้ว วิธีจัดแจงกับเอกสาร ที่ดีเยี่ยมที่สุดก็คือ ทันทีที่คุณได้รับเอกสารนั้นมา ให้ท่านจัดแจงกับมันทันทีทันใด ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเป็นจดหมาย อ่านโดยทันที แม้มีเรื่องสำคัญก็เก็บไว้ ถ้าหากว่าไม่มีอะไรก็ทิ้งได้ ใบเรียกเก็บเงิน ใบเสร็จ ได้รับมาแล้ว จัดแจงโดยทันที แล้วหลังจากนั้นก็เก็บเข้าแฟ้มไป ถ้าหากจำเป็นที่จะต้องเก็บ หรือทิ้งไปพบกไม่มีความสำคัญ การจัดการกับเอกสารในทันทีที่มองเห็นนั้น จะลดปริมาณกระดาษในบ้านลงได้อย่างเห็นได้ชัด
3. แยกเอกสารที่จะต้องจัดเก็บให้เป็นหมวดหมู่ย่อยที่สุด ควรจะเริ่มจัดการกับกล่องใบแรกก่อน โดยจำเป็นต้องแยกเอกสารที่จะต้องจัดเก็บเป็นสองชนิดเป็นเอกสารที่ยัง อยู่ระหว่างดำเนินงาน อันเช่น ใบรายการที่จะต้องส่งให้ลูกค้า ใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ได้จ่าย ใบเสนอราคาที่ยังมิได้ผ่านการพิจารณา อื่นๆอีกมากมาย และเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้ว ยกตัวอย่างเช่น เอกสารที่ ผ่านการจัดการแล้ว รวมถึงเอกสารสำคัญทางกฎหมายรวมทั้ง ผลประโยชน์ที่กล่าวไปในข้อก่อนหน้าด้วย ภายหลังแบ่งเอกสารเป็นสองจำพวกข้างต้นแล้ว ก็จำเป็นต้องจัดประเภท ของเอกสารเหล่านั้นอีกรอบ ยกตัวอย่างเช่น หมวดการเงิน หมวดการจัดการ หมวดการจำหน่าย อื่นๆอีกมากมาย แล้วก็แยกย่อยลงไปจนถึงเรียกได้ว่าย่อยที่สุด อาทิเช่น ในหมวด การคลัง ก็จะมีพวกใบเสร็จต่างๆ
http://www.iconic-office.com/product-category/all/lockers/
4. จัด เมื่อแยกเป็นจำพวกย่อยที่สุดแล้ว จะต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดตามลำกับวันและก็เวลาอีกครั้งหนึ่ง เพื่อหาได้ง่ายเมื่อต้องหยิบมันมาใช้ ในเรื่องที่ในแต่ละวันมีใบรายการจำนวนไม่น้อย บางทีอาจเรียงรายการใน หนึ่งวันนั้นตามลำดับตัวหนังสือจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ คนรับ-ส่ง หรือข้อมูลเพิ่มเติมที่เจาะจงเอาไว้ภายในเอกสารดังมายากลว่าวเพื่อ สะดวกสำหรับในการค้นหาและเรียบร้อยเพิ่มขึ้น
5. จัดเข้าแฟ้ม การแยกเอกสารได้เสร็จสิ้นแล้ว ต่อมาสิ่งที่จำเป็นจำต้องทำเป็นนำเอกสารพวกนั้นใส่แฟ้ม โดยควรแยกให้ เด่นชัดว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารหมวดอะไร และก็ใส่เฉพาะเอกสารหมวดนั้นๆเพียงอย่างเดียว แต่ว่าดังนี้ในหนึ่งแฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินความจำเป็น เพราะนอกจากจะทำให้หาข้อมูลได้ยากแล้ว ขนานที่ครึ้มเหลือเกินยังส่งผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย ดังนั้นในกรณีที่มีเอกสารมากยิ่งกว่าหนึ่งแฟ้มในหนึ่งหมวด การใช้แนวทางแยกหมวดด้วยแฟ้มสีต่างๆยังอาจเป็นอีกทางเลือกที่ดี ภายหลังจากเก็บเอกสารในแฟ้มแล้วอาจใช้กระดาษสีที่ตระเตรียมไว้มาทำที่คั่นหรือติดที่สันกระดาษ เพื่อแยกเอกสารตามจำพวก รวมทั้งวัน เดือน ปี รวมทั้งแปะฉลาก หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด รวมทั้งรายการ เอกสารที่สันของแฟ้มเพื่อให้ทราบดีว่าแฟ้มแต่ละอันนั้นเก็บเอกสารประเภทอะไรโดยไม่จำเป็นต้องเปิดดู
ตู้
6. เก็บเข้าที่ ควรเก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ หรือนานๆจะเอามาอ้างอิงสักหนึ่งครั้งไว้ด้านล่างสุด หรือในสุดของตู้ แล้วก็เก็บเอกสารที่ใช้เป็นประจำไว้ในระดับสายตา หรือระดับที่จับมาใช้ได้ง่าย ส่วนเอกสาร สำคัญรวมทั้งข้อมูลความลับต่างๆควรจะจัดเก็บในที่เฉพาะที่มีการปกป้อง เช่นตู้นิรภัย หรือลิ้นชักทั่วไปที่สามารถล็อคได้ ส่วนแนวทางจัดเรียงนั้นก็บางทีอาจจัดเรียงแฟ้ม ตามลำดับอักษรที่ใช้ทั้งยังไป โดยเรียงจากซ้ายไปขวา ข้อควรระวังก็คือไม่ควรเอาหนังสือหรืออะไรที่ไม่เกี่ยวข้องมาวางผสมปนเปในชั้น เนื่องจากอาจก่อให้กำเนิดความสับสนได้ในวันหลัง
7. คัดว่าสิ่งไหนควรเก็บ สิ่งไหนควรทิ้ง เอกสารที่มีความสำคัญต้องเก็บไว้ เช่นพวกเอกสารจารบัตรเครดิต เอกสารจากแบงค์ เอกสารภาษี ต้องแยกออกมาจากเอกสารแจก หรือจดหมายปกติ ถ้าเกิดจะให้ดีควรจะจำแนกประเภท และกำหนดระยะเวลาที่มีความสำคัญต้อ้งเก็บ ยกตัวอย่างเช่น จำต้องเก็บนานเป็นปี หรือเก็บไว้ยืนยันการชำระเงินเพียงแค่เดือนสองเดือนฯลฯ
8. ถ้าหากยืมเอกสารหรือแฟ้ไปใช้งาน ควรต้องใส่ "บัตรยืม" หรือ "แฟ้มยืม" ไว้แทนจนกว่าจะนำเอกสารหรือแฟ้มที่ยืมไปๆมาๆคืน
ตู้
9. เอกสารที่ใช้แล้วแม้กระนั้นจำต้องเก็บไว้ระยะหนึ่ง และไม่ได้ใช้อ้างอิงบ่อยควรจะเก็บไว้ในด้านล่างสุดของตู้หรือชั้นเก็บเอกสารตู้ 2 บานเปิดมือจับบิด รุ่น LK-2M (มอก.)
฿5,400.00ขนาด กว้าง 91.5 ลึก 45.7 สูง 183 เซนติเมตรผลิตขึ้นมาจากเหล็กแผ่น SPCC ครึ้ม 0.7 มม.โครงตู้ประกอบยึดติดด้วยการเชื่อม CO2 แล้วก็เชื่อมแบบ SPOT WELDINGมีแผ่นชั้น 3 แผ่น สามารถปรับระดับความสูงต่ำได้ตะขอรองรับแผ่นชั้น ครึ้ม 1.4 มิลลิเมตรประตูแล้วก็แผ่นชั้นมีการเสริมความแข็งแรงด้วยการตามด้วยคานเหล็กมือจับเป็นแบบมือจับบิดมีกุญแจล็อคในตัวมีการทำความสะอาดผิวผลงานล้างรอยเปื้อนน้ำมัน-เคลือบ ZINC PHOSPHATE ป้องกันการเป็นสนิม ก่อนพ่นทับด้วยสีคุณภาพดี แล้วก็อบแห้งด้วยความร้อนแล้วก็เวลาที่เหมาะสมตู้ล็อคเกอร์ 3 ประตู รุ่น PLK-003 (มอก.)
฿6,100.00ขนาด 91.4 ลึก 45.7 สูง 183 เซนติเมตรผลิตจากเหล็กแผ่น มาตรฐานประเทศญี่ปุ่น JIS G3141 ความหนา 0.6 มิลลิเมตร ผ่านการพับขึ้นรูปอาร์คเชื่อมด้วยกระแสไฟฟ้า แล้วก็อบสีประตูแต่ละบานมีช่องสำหรับเพื่อระบายอากาศมือจับฝัง สร้างจากวัสดุ ABSมีช่องเสียบบัตรใส่ป้ายระบบล็อค ล็อคด้วยกุญแจที่ประตูทุกบาน 1 ชุดมีที่ สำหรับเกี่ยวสายยู ทุกบานประตูเคลือบป้องกันการเป็นสนิมด้วย Phosphate Treatment Processได้รับการยืนยันสินค้าอุตสาหกรรม เลขที่ สำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม1284-2538มีให้เลือก1 สี คือ สีเทาสลับตู้ล็อคเกอร์ 6 ประตู รุ่น PLK-006 (มอก.)
฿6,900.00ขนาด 91.4 ลึก 45.7 สูง 183 เซนติเมตรผลิตมาจากเหล็กแผ่น มาตรฐานประเทศญี่ปุ่น JIS G3141 ความหนา 0.6 มิลลิเมตร ผ่านการพับขึ้นรูปอาร์คเชื่อมด้วยกระแสไฟฟ้า แล้วก็อบสีประตูแต่ละบานมีช่องที่มีไว้สำหรับระบายอากาศมือจับฝัง ทำจากวัสดุ ABSมีช่องทิ่มบัตรใส่ป้ายระบบล็อค ล็อคด้วยกุญแจที่ประตูทุกบาน 1 ชุดมีที่ สำหรับคล้องสายยู ทุกบานประตูเคลือบป้องกันสนิมด้วย Phosphate Treatment Processได้รับการรับรองผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม เลขที่ มอก.1284-2538มีให้เลือก1 สีหมายถึงสีเทาสลับตู้ล็อคเกอร์ 9 ประตู รุ่น PLK-009 (มอก.)
฿7,300.00ขนาด 91.4 ลึก 45.7 สูง 183 ซม.ผลิตขึ้นมาจากเหล็กแผ่น มาตรฐานญี่ปุ่น JIS G3141 ความครึ้ม 0.6 มม. ผ่านการพับขึ้นรูปอาร์คเชื่อมด้วยไฟฟ้า แล้วก็อบสีประตูแต่ละบานมีช่องสำหรับระบายอากาศมือจับฝัง ทำจากวัสดุ ABSมีช่องเสียบบัตรใส่ป้ายระบบล็อค ล็อคด้วยกุญแจที่ประตูทุกบาน 1 ชุดมีที่ สำหรับคล้องสายยู ทุกบานประตูฉาบป้องกันสนิมด้วย Phosphate Treatment Processได้รับการรับรองผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม เลขที่ มอก.1284-2538มีให้เลือก1 สี คือ สีเทาสลับตู้ล็อคเกอร์ 12 ประตู รุ่น PLK-012 (มอก.)
฿7,850.00ขนาด 91.4 ลึก 45.7 สูง 183 ซม.ผลิตขึ้นจากเหล็กแผ่น มาตรฐานญี่ปุ่น JIS G3141 ความครึ้ม 0.6 มิลลิเมตร ผ่านการพับขึ้นรูปอาร์คเชื่อมด้วยกระแสไฟฟ้า และก็อบสีประตูแต่ละบานมีช่องระบายอากาศมือจับฝัง ผลิตจากวัสดุ ABSมีช่องทิ่มบัตรใส่ป้ายระบบล็อค ล็อคด้วยกุญแจที่ประตูทุกบาน 1 ชุดมีที่ สำหรับเกี่ยวสายยู ทุกบานประตูเคลือบกันสนิมด้วย Phosphate Treatment Processได้รับการยืนยันผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม เลขที่ สำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม1284-2538มีให้เลือก1 สีเป็นสีเทาสลับตู้ล็อคเกอร์ 18 ประตู รุ่น PLK-018 (สำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม)
ตู้
฿8,800.00ขนาด 91.4 ลึก 45.7 สูง 183 เซนติเมตรผลิตจากเหล็กแผ่น มาตรฐานญี่ปุ่น JIS G3141 ความครึ้ม 0.6 มม. ผ่านการพับขึ้นรูปอาร์คเชื่อมด้วยกระแสไฟฟ้า และอบสีประตูแต่ละบานมีช่องระบายอากาศมือจับฝัง ผลิตจากวัสดุ ABSมีช่องแทงบัตรใส่ป้ายระบบล็อค ล็อคด้วยกุญแจที่ประตูทุกบาน 1 ชุดมีที่ สำหรับคล้องสายยู ทุกบานประตูเคลือบป้องกันการเป็นสนิมด้วย Phosphate Treatment Processได้รับการยืนยันสินค้าอุตสาหกรรม เลขที่ สำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม1284-2538มีให้เลือก1 สีหมายถึงสีเทาสลับตู้ที่มีไว้เก็บเอกสาร 4 ลิ้นชัก รุ่น PFC-44 (สำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม)
฿8,800.00ขนาด กว้าง 46.7 ลึก 61.7 สูง 132 ซม.สร้างจากเหล็กแผ่น มาตรฐานประเทศญี่ปุ่น JIS G3141 ความครึ้ม 1.0 มิลลิเมตร ผ่านการพับขึ้นรูปอาร์คเชื่อมด้วยไฟฟ้า แล้วก็อบสีมีตัวล็อคป้องกันลิ้นชักหลุด (Drawer Stop)หน้าลิ้นชักมีมือจับชุบวัวรเมี่ยมหน้าลิ้นชักมีที่เสียบบัตรใส่ป้ายชื่อทำด้วยเหล็กชุบวัวรเมี่ยมสามารถเก็บเอกสารแบบแฟ้มแขวนกุญแจระบบ Central Lock ล็อคพร้อมกัน 4 ลิ้นชักฉาบกันสนิมด้วย Phosphate Treatment Processได้รับการรับรองสินค้า